Krajowy System e-Faktur (KSeF) to prawdziwa rewolucja w polskich rozliczeniach, która zbliża się wielkimi krokami. Dla wielu przedsiębiorców, zwłaszcza tych prowadzących księgowość JDG w Elblągu, nowe przepisy brzmią skomplikowanie i są źródłem stresu. Czy jest się czego obawiać? Zamiast panikować, warto zrozumieć, co tak naprawdę się zmienia. Jako Twoja księgowa z AFK Biuro Rachunkowe, przedstawiam 5 najważniejszych zmian, które KSeF wprowadzi dla Twojego biznesu.
Czym tak właściwie jest KSeF?
Mówiąc najprościej, Krajowy System e-Faktur to centralna, państwowa baza danych (prowadzona przez Ministerstwo Finansów), przez którą będą musiały przechodzić niemal wszystkie faktury wystawiane między firmami (B2B). Koniec z wysyłaniem plików PDF mailem czy przekazywaniem faktur papierowych. Każda e-faktura będzie musiała trafić do KSeF, gdzie otrzyma specjalny numer identyfikacyjny i dopiero wtedy zostanie uznana za prawnie wystawioną.
5 kluczowych zmian, które KSeF wprowadza w Twojej firmie
Oto pięć najważniejszych, praktycznych zmian, które odczuje każda firma – od freelancera po dużą spółkę.
1. Koniec z fakturą w PDF – nadchodzi „faktura ustrukturyzowana”
To największa zmiana. Dotychczasowa „faktura elektroniczna”, którą najczęściej był plik PDF wysłany mailem, przestaje być uznawana w obrocie B2B. Jedyną legalną formą stanie się faktura ustrukturyzowana, czyli specjalny plik w formacie XML. W praktyce oznacza to, że obowiązek wystawienia faktury będzie wymagał użycia programu zintegrowanego z KSeF lub darmowej Aplikacji Podatnika.
2. Faktura „wystawiona” to faktura „otrzymana”
KSeF diametralnie zmienia moment “wprowadzenia faktury do obrotu”. Gdy wyślesz fakturę do KSeF, a system ją zweryfikuje i nada jej numer identyfikacyjny, będzie ona jednocześnie uznana za wystawioną przez Ciebie i otrzymaną przez Twojego klienta. Koniec z wymówkami “faktura nie dotarła” lub “wpadła do spamu”. Dzień wysłania do KSeF to dzień otrzymania faktury przez kontrahenta.
3. Szybsze zwroty VAT (ale i pełna kontrola)
To jedna z niewielu realnych korzyści dla przedsiębiorcy. Firmy korzystające wyłącznie z KSeF będą mogły liczyć na skrócony, gwarantowany termin zwrotu VAT – do 40 dni (zamiast 60). Niestety, jest też druga strona medalu. Urząd Skarbowy zyska wgląd w Twoje rozliczenia VAT i transakcje w czasie rzeczywistym. Znacząco ułatwi to kontrole i automatyczne typowanie nieprawidłowości.
4. Nowy sposób korygowania faktur
Zapomnij o notach korygujących – te w obecnej formie znikają. Zarówno faktury korygujące “in plus”, jak i “in minus” (np. przy zwrocie towaru) będą musiały być wystawiane tylko przez KSeF. Co ważne, faktura korygująca “in minus” będzie skuteczna dopiero w momencie, gdy odbiorca otrzyma potwierdzenie jej przyjęcia w systemie, co uprości i zautomatyzuje rozliczenia VAT.
5. Obowiązkowa integracja programów księgowych i fakturowych
Ta zmiana dotknie każdą firmę. Twoje oprogramowanie do fakturowania musi być w stanie komunikować się z KSeF. Jednocześnie Twoje biuro rachunkowe – czyli my – również musi posiadać systemy gotowe do odbioru i przetwarzania e-faktur w nowym formacie, aby móc prawidłowo prowadzić Twoją księgowość.
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur to nieunikniona rewolucja technologiczna w księgowości. Wprowadza nowe obowiązki po stronie przedsiębiorcy, ale także nowe wyzwania dla biur rachunkowych. Kluczem jest posiadanie zaufanego partnera księgowego, który jest gotowy do pracy w nowym systemie i potrafi na tej podstawie poprawnie rozliczyć Twoją firmę.
Masz pytania, jak KSeF wpłynie na Twoje rozliczenia? Skontaktuj się z AFK Biuro Rachunkowe w Elblągu. Upewnimy się, że Twoja księgowość jest gotowa na e-faktury!